Cómo administrarte con el tiempo y evitar que el día se te vaya en nada

Todos tenemos tiempo. Es el común denominador entre todas las personas. Todos tenemos las mismas 24 horas cada día y lo que distingue a las personas más exitosas es cómo eligen usar ese tiempo.

La mayoría de las horas en las que estamos despiertos están concentradas en labores y tareas que hacemos para alcanzar nuestras metas. Por esta razón, si tenemos una mejor compresión de cómo funciona este recurso, aprenderemos a dominarlo, a lograr más en menos tiempo y consecuentemente, a mejorar otros aspectos de nuestra vida.

Lo primero que debemos entender es que el manejo del tiempo realmente no existe. El tiempo simplemente pasa. No podemos detenerlo, ni modificarlo acorde a nuestras necesidades. ¿Recuerdas a Bernardo y su reloj? Era mentira. 

Lo que realmente haces al manejar el tiempo es manejarte a ti mismo y la forma en que abordas todo lo que haces.

Para ayudarte a manejarte mejor en el tiempo, hoy te compartimos estos 7 consejos de planificación personal:

Establece metas y recompensas

Establecer nuestras metas es crucial para planificar el día. Cuando tienes metas claras, puedes crear objetivos adecuados y mantenerte enfocado en el plan. De esta manera, cuando se presenten actividades nuevas, podrás determinar si es realmente importante o no para ti y si vale dedicarle tu tiempo.

Digamos que tu plan para este mes es lanzar tu propio negocio y una de tus metas este mes es completar una base de datos de tus clientes. Ahora acabas de recibir una notificación de un Live con tu bloguero favorito sobre un pasatiempo que te gusta. ¿Qué harías? Puedes dedicar las dos horas que tienes disponibles antes de dormir para avanzar hacia tu meta, o puedes dedicarlas hacia otra actividad que no aportará nada a tus ambiciones profesionales. Conocer nuestras ambiciones nos ayuda a maximizar la productividad, pues permite que veamos el panorama general y motivarnos a hacer tantas cosas como sea posible en nuestras 24 horas.

Después de cada objetivo que logres puedes recompensarte a ti mismo(a). Estas recompensas pueden ser cortos periodos de tiempo en los que no haces nada, te relajas o miras un video corto, o disfrutar una buena taza de té o café.

Prioriza tus tareas

A veces no podrás hacerlo todo o no tendrás suficiente tiempo suficiente para hacerlo, por eso es importante establecer correctamente cuáles son nuestras prioridades. Una forma eficaz de hacerlo es gestionar sus prioridades dividiéndolas en las siguientes categorías siguiendo el método Einsenhower:

• Importante y urgente: Tareas que deben realizarse de inmediato.
• Importantes, pero no urgentes: Puedes decidir cuándo realizarlas, pero no antes de la primera categoría.
• Urgentes, pero no importantes: Tareas que deben realizarse lo antes posible pero que cuando se completan no tienen ningún valor duradero. 
• No importantes ni urgentes: Estas tareas suelen ser actividades de ocio o cosas que realmente no necesitas hacer, solo quieres hacerlas.

Hacer esto le dará una mejor visión de sus tareas y de cuáles deben tratarse primero.

Aprende a delegar

Se supone que nuestro objetivo es poder hacer más en menos tiempo. Muchas veces se hace físicamente imposible para una sola persona realizar todas las tareas y cumplir con todos los compromisos del día. Es por esto que apoyarnos en otros es necesario para poder tener un mejor manejo de nosotros en el tiempo.

Sabemos que probablemente seas una persona desconfiada y controladora, y sea muy difícil para ti delegar algunas responsabilidades, pero puedes empezar delegando pequeñas tareas como ir a recoger la ropa en la lavandería, ir a lavar el carro o hacer las compras en el supermercado por poner algunos ejemplos. 

Esto te permitirá disponer, poco a poco, de más tiempo para poder enfocarte en las tareas más complicadas o en esas que necesariamente necesitan de tu atención.

Establece claramente las fechas límites para terminar tus proyectos. 

¿Cuánto tiempo necesitas para cumplir con tus asignaciones? o ¿Cuándo tienes que entregar el proyecto? Si no tienes una fecha limite no podrás responder estas preguntas, además de que será muy difícil mantenerte enfocado en el objetivo. 

Si estableces una fecha limite para cada tarea que tengas que realizar será muchísimo más fácil hacer un seguimiento de estas y completarlas. 

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Trata de concentrarte y evita las distracciones. 

Enfócate en la tarea que estás haciendo en el momento. No dejes que tu mente divague pensando en lo que te toca hacer mañana. 

También trata de evitar las distracciones, un buen truco es apagar las notificaciones de tu celular, o mejor aún; guárdalo en un lugar distinto a donde te encuentres en el momento. Esto permitirá que puedas concentrarte en lo que estás haciendo y no te de curiosidad lo que esta pasando en las redes sociales en ese momento.    

Aprende a decir que no. 

Algunas veces solemos sobrecargarnos de trabajo y actividades, que no necesariamente son las que nos corresponden, solo por el simple hecho de no saber decir que no y tratar de complacer a todo el mundo. 

Recuerda que la salvación es individual. Con esto no queremos decir que tienes que ser un cretino que no puede hacer un favor, pero nunca comprometas tus responsabilidades asumiendo las responsabilidades de otros.   

No pierdas tiempo en cosas insignificantes. 

Trata de no perder tiempo en los pequeños detalles. Algunas veces solemos ser muy perfeccionistas y esto nos lleva a dedicarle mucho tiempo a cosas insignificantes. 

Si queremos ser eficientes y productivos en el manejo de nuestro tiempo debemos de prestar atención a las cosas más relevantes para poder llevar a cabo nuestro proyecto, ya luego, si nos queda tiempo disponible, podemos darnos ese espacio para perderlo en los detalles. 

Finalmente, puedes utilizar herramientas para planificación.

Existen muchas herramientas digitales y de papel, según lo que se ajuste a tu estilo. Puedes usar por ejemplo agendas, listas de tareas o aplicaciones entre otras. Simplemente tienes que encontrar la que funcione para ti.

En Aguacatico tenemos agendas y listas de tareas que pueden ayudarte a planificar desde tu día hasta tu año. Nuestras agendas tienen planificadores semanales y planificadores de metas y objetivos, así como ejercicios para ayudarte a cuidar tu salud física emocional y mental. También, tenemos las listas de tareas vainas que hacer que pueden ayudarte a priorizar y a tener control de las tareas que tienes que realizar durante el día tomando el método Pomodoro y el método Eisenhower.