Tips para hacer reuniones eficientes

“Me encanta tener reuniones”, no dijo nadie nunca. Durante una de nuestras encuestas pendejas, le preguntamos a la comunidad cómo se sentían acerca de las reuniones. El 84% de los encuestados manifestó que no le gustan las reuniones, y mencionaron varias razones incluyendo las siguientes:

• Porque se desperdicia tiempo valioso que puede dedicarse a otras tareas.
• Porque suelen extender más de lo necesario.
• Porque pocas veces se llega a algo concreto o no tienen un fin claro desde el principio.
• Y sobre todo, porque mucha de la información compartida podría haber sido un simple e-mail.

Pero no todo es negativo, ya que también reconocemos que las reuniones pueden ser muy útiles para tener una conversación directa y más clara, e intercambiar ideas. Las reuniones no son el enemigo, sino la falta de planificación.

Por eso, para ayudarte a llevar reuniones de una manera efectiva, aquí te compartimos algunos de nuestros tips y de la comunidad aguacatera.

¿Realmente es necesario hacer una reunión? ¿Sabes para qué la quieres?

A veces convocamos una reunión por default para empezar a trabajar en algo, sin tener claro lo que queremos lograr. En un post anterior te recomendamos hacerte una serie de preguntas para determinar si es necesario hacer ese encuentro. Léelo aquí,

Define lo que quieres lograr y prepárate por adelantado

Prepara una agenda para la reunión por adelantado, con los temas y puntos a tratar.

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Considera cuál es el mejor momento para hacer la reunión

Evita convocar a una reunión en las últimas horas del día o el viernes antes del fin de semana. Primero porque así das tiempo a que los colaboradores puedan avanzar los puntos acordados y entregar resultados más rápidamente y segundo, porque a nadie le gustan las reuniones los viernes, Karen.

¿A quién le toca participar? Ayúdalos a prepararse por adelantado.

Una vez tengas definidos los objetivos del encuentro, identifica a las personas clave para los puntos a tratar. Comparte la agenda por adelantado, y si necesitas una información específica de alguien, pidelo con antelación para que la reunión sea más productiva.

Que la tecnología no te traicione

Revisa los equipos y la conexión a internet antes de la reunión para evitar contratiempos. Por favor, que no se vayan 5 minutos preguntando “¿me escuchan?”.

Se puntual y lleva control del tiempo.

Define quién liderará la reunión para ayudar a seguir la agenda y evitar esas famosas distracciones como saludos, cuentos, e ideas que no contribuyen al propósito de la reunión.

Toma notas y prepara una minuta

Asigna a una persona para tomar notas durante la reunión, y al concluir, repite los puntos acordados y responsabilidades asignadas a cada persona.

Considera hacer el encuentro de manera virtual.

El 62% de los encuestados prefiere participar en reuniones de manera virtual, ya que se ahorra el tiempo de transporte desde y hacia la reunión. Tus compañeros te lo agradecerán.